MAIL MARGE

Dalam pembuatan Mail Merge diperlukan dua buah file, yaitu file data (file yang menampung data-data dari surat) dan file master (isi surat itu sendiri).

Langkah-langkah pembuatan Mail Merge :

1. Klik Tools - Mail Merge.

2. Kilik pada icon Create - kemudian pilih Form Letters.

3. Maka akan muncul kotak dialog dengan dua pilihan, yaitu : Active Window (file master akan dibuat di window dokumen atau file yang terakhir aktif) dan New Main Document (file master akan dibuat pada file atau dokumen baru). Pilih salah satu sesuai dengan kebutuhan.

4. Langkah selanjutnya adalah menyiapkan file data. Klik icon Get Data – pilih Create Data Source.

5. Maka akan muncul suatu kotak dialog pembuatan file data untuk menentukan field-field yang diperlukan dalam file master. Field adalah kumpulan informasi atau kelompok data yang sejenis misalnya nama, alamat dan sebagainya. Sedangkan Record adalah kumpulan field-field yang membentuk suatu data. Selanjutnya ada dua pilihan, yaitu Edit Data Source (untuk mengedit data) dan Edit Main Document (untuk mengedit file master).